Blog

Stapsgewijze aanpak

Aanpak

Resultaat

Wij brengen processen stapsgewijs in kaart.

Te beginnen aan het eind. Het beoogde resultaat. Daaraan vooraf gaat een “black box”, het proces. Dit proces is er dus net voor zichzelf maar om dat resultaat voort te brengen. Dat bewustzijn is cruciaal voor het succesvol vastleggen en onderhouden van processen.

Om in de black box tot het resultaat te komen is er waarschijnlijk ook vraag naar “input”. Input die op haar beurt weer het resultaat is van een andere black box:

 

Deze black box kan onderdeel zijn van de eigen organisaties maar ook heel goed onderdeel zijn van een externe organisatie. Ongeacht of dit het geval is wordt door het afnemende proces eisen gesteld aan het resultaat. Deze prestatiekenmerken kunnen over de tijdigheid, het volume, de omvang en bijvoorbeeld de fysieke kenmerken gaan.

Prestatiekenmerken

Deze prestatiekenmerken voorzien we van in een latter stadium van een prestatiebeschrijving, een methode om de prestatie te meten, het niveau waar de prestatie aan moet voldoen en de frequentie waarmee deze gemeten moet worden.

Nu is het lang niet in alle gevallen zo dat er slechts een (deel)resultaat als input nodig is om tot het (eind)resultaat te komen.

U kunt zich voorstellen dat wij op deze wijze een keten van processen en resultaten aan elkaar kunnen rijgen, ware het niet dat een resultaat soms op meerdere plekken weer gebruikt wordt en een proces soms meerdere resultaten als input vraagt. Gelukkig hebben wij een toolkit waarmee wij het overzicht kunnen behouden. Voor de verdere uitleg van onze aanpak beperken wij ons tot de één op één relatie van proces en resultaat.

Kennis, kunde en rollen

De volgende stap die wij uitvoeren, na het in kaart brengen van de “procesflow”, zijn de kennis en kunde die nodig zijn om tot het resultaat te kunnen komen. Tot welke rollen leidt dit en welke daarvan is verantwoordelijk voor de uitvoering? Zijn er meerdere rollen verantwoordelijk dan zullen we de blackbox opknippen in kleinere blokjes zodat we per processtap maar één verantwoordelijke rol overhouden.

Informatie

De volgende stap is dat wij in kaart brengen welke informatie noodzakelijk is om de het resultaat voort te brengen.

Middelen

Daarna brengen we in beeld welke middelen ingezet worden om de transformatie van input naar output uit te voeren.

Normenkader

Tot slot kijken we in deze fase of het normenkader, waaraan de organisatie wil voldoen, consequenties heeft voor de wijze waarop deze processtap wordt uitgevoerd en zo ja of dit moet worden aangetoond en zo ja op welke wijze dit dan moet plaatsvinden.

Resultaat eerste iteratie

Na deze eerste iteratie hebben we een duidelijk overzicht van de procesgang, we hebben duidelijkheid over verantwoordelijkheden en wat nodig is om de resultaten te bereiken. De toegevoegde waarde van deze iteratie is daarmee duidelijkheid, mensen kunnen in hun rol worden aangesproken op hun verantwoordelijkheden. De kwaliteit van de (deel)resultaten zijn toetsbaar.

Naast de procesgang hebben we ook rollen gedefinieerd en voorzien van duidelijkheid over de processtappen waarin deze rollen actief zijn. We hebben een basale servicecatalogus met resultaten opgebouwd en een basaal organisatie datamodel.

De volgende stap is de inzichten ter verfijnen daar waar nodig. Immers voor veel organisaties zal voorstaande voldoende zijn. Andere organisaties zullen verder willen gaan om met een beperkte extra investering de toegevoegde waarde te vergroten.

Vervolgiteraties

Doorlooptijden

Een volgende stap kan zijn de processtappen te voorzien van verwachte en gerealiseerde doorlooptijden en daarmee de voorspelbaarheid te vergroten eventuele knelpunten in de procesgang zichtbaar te maken.

Werkinstructies

Een andere vervolgstap kan zijn om bepaalde processtappen te voorzien van werkinstructies omdat dit bijvoorbeeld processen zijn met een groot verloop van personeel of waar veel met tijdelijke krachten gewerkt wordt en de inwerktijd bekort moet worden of omdat de kwaliteit van de resultaten te divers is en een zekere standaardisatie gewenst is.

Informatiebeheer

Inzicht in de benodigde gegevens per stap kan bijdragen aan het verbeteren van de gebruikte informatiesystemen.

Kosten

Met al het voorstaande wordt ook steeds duidelijk wat het belang van een bepaalde processtap is en welke kosten ermee gemoeid zijn een stap kan zijn om dit wat explicieter in beeld te brengen om daarmee een vergelijking met “de markt” te kunnen uitvoeren.

 


Informatiebeveiliging

Stel dat je wilt voldoen aan een specifiek normenkader op het gebied van Informatiebeveiliging, bijvoorbeeld de ISO27002, wat betekent dat voor je processen? Welke specifieke processen moet je operationeel hebben en hoe kan je aantonen dat je deze niet alleen beschreven hebt maar ook uitvoert en kwalitatief bewaakt?

Daar hebben wij een checklist voor met voorbeeld processen, templates en informatiesystemen om u snel op weg te helpen.